Hüquqşünaslar email göndərərkən nələrə diqqət etməlidirlər?

Elektron yazışmalar (email) gündəlik həyatda hüquqşünasların ən çox istifadə etdiyi ünsiyyət formalarından biridir. Bu baxımdan elektron yazışmaların düzgün və lakonik şəkildə qurulması üçün bir sıra qaydalara əməl etmək zəruriyyəti yaranır. William L. Pfeifer bir yazısında qeyd edir ki, hüquqşünaslar səhvlərə qarşı hər nə qədər diqqətli olsalar da, digərləri kimi onlar da elektron yazışmalar zamanı səhvlərə yol verə bilirlər və bu cür səhvlərin bəziləri dəhşət olduğu halda, bir qismi isə sadəcə utancverici xarakter daşıyır.¹

Bu səhvləri ümumiləşdirsək, hüquqşünasların email yazarkən diqqət yetirməli olduğu məqamlar sırasında aşağıdakıları qeyd edə bilərik:

1. Elektron yazışmanın mövzusu (subject). Hər bir halda elektron yazışmalar müvafiq mövzu ilə müşayiət olunmalıdır. Mövzusuz göndərilmiş email-lər bir çox hallarda diqqəti cəlb etmir və nəticə etibarilə edilən təklif və ya digər məsələ qarşı tərəfin nəzərindən yayınır.

2. “To”, “CC” və “BCC” funskiyaları.

• To: Bir qayda olaraq email-in kimə ünvanlacağını özündə əks etdirir. Yəni birbaşa olaraq email-in göndəriləcəyi şəxs bu hissəyə əlavə edilir.
• CC: Elektron yazışmanın mətninin əsas alıcıdan (recipient) başqa digər şəxslərin nəzərinə çatdırmaq üçün istifadə olunur.
• BCC: “BCC”-nin əsas xüsusiyyətlərindən biri ondan ibarətdir ki, email-i göndərəndən başqa heç bir tərəf bu hissəyə kimin əlavə edildiyini görmür. Lakin digərlərindən olduğu kimi hər üç hissəyə əlavə edilmiş kontaktlar yazışmanın mətnini və əlavə olunmuş faylları əldə edirlər.

3. Müraciət. Bir qayda olaraq rəsmi müraciət formalarından istifadə daha məqsədəuyğundur. Belə ki, “Salam”, “Hörmətli”, “Cənab/Xanım” “Əziz” və s. tipli ifadələr bu baxımdan ideal xarakter daşıyır. Eyni zamanda qarşı tərəfin şəxsiyyətindən asılı olmayaraq “Siz” deyə müraciət etməyiniz etik davranış qaydaları baxımından daha münasibdir.

4. Məzmun.

• Qrammatik düzgünlük. Hər şeydən öncə dilin qrammatik qaydalarını gözləmək sizin üslubunuzu müəyyən edən birinci dərəcəli keyfiyyətlərdəndir.
• Sadə və aydın yazmaq. Mövzu ilə birbaşa əlaqədar olmayan, eləcə də tamamilə əlaqəsiz birləşmələrdən istifadə olunması bir o qədər də müsbət qarşılanmır. Hüquqşünasların böyük bir hissəsinin müxtəlif müştərilərlə işlədiyini nəzərə alaraq, rahatlıqla qeyd etmək olar ki, müştəri üçün söz yığını və mürəkkəb ifadələr heç bir əhəmiyyət kəsb etmir. Müştəri bir qayda olaraq məsələnin ona aid hissəsinin başa düşülməsində maraqlıdır ki, bu da öz növbəsində elektron yazışmanın məzmun etibarilə lakonik quruluşundan irəli gəlir. Nəzərə alın ki, lakonik və anlaşıqlı yazışmalar sizin fikrinizin aydın şəkildə ifadə olunmasında mühüm rol oynayır.
• Qısaltmalardan, gündəlik məişət ifadələrindən jarqonlardan və frazeoloji birləşmələrdən imtina etmək. Bir qədər sadə nümunələrlə misal göstərsək: məsələn, “O, Müştəri üçün müəyyən vasitələrlə çətinlik yaradır” cümləsini “O, Müştərinin qarşısında at oynadır” şəklində ifadə etmək, yaxud da ingilis dilində email yazarkən “You” əvəzinə “U”, eləcə də “Thanks” əvəzinə “Thanx” ifadələrindən istifadə etmək heç də xoş təəssürat yaratmır.

5. Texniki cəhətdən düzgünlük.

• Formattinq (formatting). İstər mətnin, istərsə də yazışmanın tərkib hissələrinin texniki xarakterləri (paraqraflar, şriftlər, ölçü, qalın – bold və ya kursiv – italic yazmaq, yazışmaya əlavələr və s) mühüm rol oynayır. Məsələn, mətnin şriftinin ölçüsünün bir çox hallarda 14pt-dan böyük olması və ya MƏTNİ YALNIZCA BÖYÜK HƏRFLƏRLƏ YAZMAQ heç də gözəl əlamət kimi yadda qalmır. Bir çox hallarda bu cür yazı sanki qarşı tərəfin qışqırdığı, yaxud da əsəbi şəkildə fikrini ifadə etməyə çalışdığı təəssüratı yaradır.² Digər tərəfdən yazışmanın mətninin bir hissəsinin fərqli şriftdə, digər hissəsinin isə tamamilə başqa bir şriftdə və ya ölçüdə yazılması da bu cür yanlışlıqlar sırasındadır. Eyni qaydada digər texniki vasitələrdən də yerli-yerində istifadə etmək yazışmanın mətnini düzgün qurmağa kömək edəcəkdir.
• Durğu işarələrindən düzgün istifadə. Bütün hallarda durğu işarələrindən düzgün istifadə etmək mətnin anlaşıqlı olması üçün əsas şərtlərdən biridir.
• İmzalar (signatures). Email-in imza hissəsi bir növ göndərənin rekviziti kimi çıxış edir. Gözəl və anlaşıqlı üslubda qurulmuş imzalar qarşı tərəfi identifikasiya etməkdə mühüm rol oynayır.

6. “Out of office” və ya “Auto-replies”. Əgər məzuniyyət, ezamiyyə və ya hər hansı digər məsələ ilə əlaqədar şəxsi və ya korporativ email ünvanından istifadə ilə bağlı məhdudiyyətlər yaranırsa, bunu qeyd etdiyim hissələrdən istifadə edərək bildirmək mümkündür. Demək olar ki, bütün email serverlərdə “out of office” və ya “auto replies” funksiyaları mövcuddur.

7. Email-lərə “ağlabatan” müddətdə cavab vermək. Həmin vaxtda göndərilən email-ə cavab vermək imkanı olmasa belə, daha sonra cavab verəcəyinizi qeyd edərək qarşı tərəfə məlumat vermək sizin peşəkarlığınızın bir əlaməti kimi çıxış edəcəkdir.

Yuxarıda qeyd edilənlər hər nə qədər hüquqşünas üçün texniki məsələlər olsa da, nəzərə alaraq ki, hüquqşünas öz yazısı və çıxışı ilə öz işini qurur, elektron yazışmalar da hüquqşünasın yazısını qismən də olsa, əks etdirir. Bu baxımdan elektron yazışmaların düzgün və oxunaqlı şəkildə aparılması üçün yuxarıda qeyd olunan qaydalara diqqət yetirməkdə fayda var.

1. William L. Pfeifer, Common Mistakes Lawyers Make When Sending Emails (son dəfə baxılıb: 09.10.2018).
2. When to Use Capital Letters (son dəfə baxılıb: 09.10.2018).